Het kan iedere ondernemer overkomen: over de meeste klanten bent u qua betaalgedrag tevreden, maar sommige klanten betalen niet op tijd. U wilt uw DSO op orde en het liefst zo min mogelijk “te-laat-betalers” of wanbetalers in uw klantenkring. Facturen die te laat worden betaald kunnen namelijk financiële gevolgen voor uw bedrijf met zich meebrengen. Uw cashflow (in- en uitstroom van uw liquide middelen) dreigt dan te verminderen waardoor u zelf krap bij kas kan geraken. Onze tips kunnen u helpen om uw facturen op tijd betaald te krijgen.

Tip 1: houd uw administratie van de sales bij

Het bijhouden van uw salesadministratie is essentieel. Zorg dat u weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben. Houd een overzicht bij van alle sales, te versturen facturen en de facturen die al verzonden zijn. Maak ook notitie of een overzicht van alle bijzondere afspraken die u met uw klanten heeft gemaakt.

Tip 2: check uw potentiële klanten vooraf

Weet met wie u zakendoet! Check uw mogelijk nieuwe klanten vooraf. Dit gaat gemakkelijk via internet en kost u verder niets. Doe een Google research, kijk op Google Maps en Streetview bij bedrijven hoe en waar ze zijn gevestigd. Neem een Graydon of Dun-en-Bradstreet account ten einde betalingsgegevens van bedrijven te verkrijgen. En niet geheel onbelangrijk controleer op http://www.kvk.nl of een potentiële klant bijvoorbeeld wel tekenbevoegd is of dat het bedrijf misschien failliet is.

Tip 3: maak uw betalingstermijn duidelijk vooraf kenbaar

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast in een offerte, opdracht- of orderbevestiging en/of in uw algemene voorwaarden. Volgens het Privaatrecht moet uw klant direct betalen bij levering, tenzij u (middels de Algemene Voorwaarden) een betalingstermijn heeft afgesproken. U kunt termijnen van 7 of 14 dagen, maar maximaal 30 dagen hanteren en zorg dat dit duidelijk is bij uw klant. Vervolgens dient u uw klant vriendelijk duidelijk te maken zich hieraan te houden.

Raadzaam is om nieuwe klanten te bewegen eerst vooraf te betalen en daarna pas te leveren. Geef nooit een leverancierskrediet aan een partij die u (nog niet) goed kent.

Tip 4: factureer direct

Stuur uw factuur direct nadat u de opdracht of levering heeft afgerond en maak afspraken voor tussentijdse facturering wanneer de inhoud van de overeenkomst dat verlangt. Wij raden af de facturering nooit uit te stellen omdat u dan langer op uw geld zult moet wachten. Zorg ervoor dat in de factuur de oorspronkelijk gemaakte afspraken (al dan niet middels een contract) en zaken die tussentijds zijn gewijzigd staan vastgelegd.

Tip 5: bel uw klant altijd eerst op

Bel als de betalingstermijn is verstreken. Wacht daarmee niet te lang. Wij adviseren maximaal 2 werkdagen. Vraag altijd eerst aan klant of de levering van product of dienst naar tevredenheid is ontvangen. Doe dit telefonisch want via de telefoon krijgt u vaak meer voor elkaar dan met een brief plus dat het bericht minder formeel overkomt. Stel dat u een fout heeft gemaakt, dan heeft de klant recht op correctie en dan kunt u tevens sneller handelen om de klant tevreden te stellen zodat hij kan gaan betalen.

Heeft de klant de goederen en diensten wel naar tevredenheid of zonder beklag ontvangen en blijft de betaling alsnog uit? Dan kunt u nog een keer bellen en daarna direct een aanmaning sturen waarin u refereert naar het telefoongesprek: dit laatste is een sommatiebrief, waarin u een datum aangeeft wanneer de betaling uiterlijk ontvangen had moeten zijn.

Verstuur de aanmaning zowel aangetekend met ontvangstbevestiging als per gewone post. Zo heeft u als leverancier er alles aan gedaan en bent u juridisch gedekt mocht uw klant ontkennen de brief gekregen te hebben. Blijft de betaling dan nog steeds uit, dan kunt u een juridische tussenpartij inschakelen zoals een advocaat, incassobureau of een deurwaarder die eerst nog een minnelijke brief stuurt. Let wel, het is altijd raadzaam alvorens u juridische stappen gaat ondernemen, een dossier over de niet betalende klant aan te leggen waarin u alle genomen stappen noteert en kopieën van de brieven bewaart. Zorg er tevens voor dat alle klantgegevens en de juiste factuur erin opgenomen zijn. Bij de rechter heeft u maar 1 kans om de zaak succesvol aan te brengen. Zodra de klant- en factuurgegevens onjuist of onvoldoende zijn, dan is de kans op verlies groot en slordigheid komt altijd voor eigen risico en rekening.

____________________________________________________________________________________________