Zet uw kapitaal aan het werk! Oftewel goed credit management betekent ook een werkkapitaal dat werkt. U heeft daar zelf vat op. Het werkkapitaal is het verschil tussen de kortlopende posten aan zowel de activa als de passiva zijden van de balans. Het is dus al dat gene wat nog via de verkoop van de bedrijfsproducten of -diensten in geld moet worden omgezet. Het zijn de uitgaven die een bedrijf moet doen om haar product te produceren of dienst te leveren en die dan tot omzet en winst moeten gaan leiden. Het verschil tussen vlottende activa en de vlottende passiva is het netto werkkapitaal. Dit wordt opgevat als het bedrag aan kapitaal dat niet is geïnvesteerd in lang-lopende activa, maar dat juist geketend zit in de kortlopende activa. Deze posten op de linkerzijde (de activa zijde) van de balans en die een levenscyclus hebben van korter dan 1 jaar en die in deze periode moeten worden terugverdiend zijn:

– de voorraden;

– debiteuren; en

– de liquide middelen zoals kas en bank.

Aan de rechterkant (de passiva zijde) van de balans zijn deze kortlopende posten de crediteuren en andere kortlopende schulden korter dan 1 jaar zoals bijvoorbeeld de rekening-courant bij de bank. Het verschil tussen die 2 noemt men ook wel het netto-werkkapitaal. Er bestaat ook een bruto-werkkapitaal en dit bestaat enkel uit de omvang van de vlottende activa.

Het werkkapitaal geeft dus een inzicht in de hoeveelheid financiële middelen van een bedrijf. Je kunt het ook zien als het dagelijkse huishoudboekje van alle ontvangsten en uitgaven van een bedrijf. Wat is er aan ontvangsten nodig voor het management om het bedrijf draaiende te houden en waar worden die ontvangsten aan besteed om de noodzakelijke investeringen te kunnen blijven doen. Deze Cash Conversion Cyclus speelt zich af in het boekjaar en zegt iets over de liquiditeit van een bedrijf of organisatie. Een toename van werkkapitaal houdt in dat de liquiditeit van een bedrijf aan het verbeteren is. Dit hoeft niet altijd zo te zijn want deze toename, bijvoorbeeld veroorzaakt door het maken van winst, moet wel ten goede komen aan het eigen vermogen van een bedrijf. Dit is bijvoorbeeld niet zo wanneer de winst wordt uitgekeerd aan de aandeelhouders of voor nieuwe investeringen wordt aangewend. U kunt zich voorstellen wat er gebeurd als er zelfs meer wordt uitgegeven dan dat er binnen komt zoals een dividend-uitbetaling die hoger is dan de nettowinst. Helaas komt dit nogal eens voor.

Banken zijn altijd erg geïnteresseerd in de ontwikkelingen van het werkkapitaal van een bedrijf. Zij zullen niet zomaar een krediet verstrekken zonder het huishouden van een bedrijf in te zien. Dit gebeurt ook bij particulieren. Sinds het uitbreken van de kredietcrisis in September 2008 is die interesse alleen maar toegenomen.

Voor het berekenen van het nettobedrijfskapitaal bestaat een formule en die kan als volgt worden weergegeven:

Nettobedrijfskapitaal = vlottende activa -/- het kort vreemd vermogen

Deze benadering kan worden gebruikt bij de voorstelling van het werkkapitaal als een liquiditeitsmaatstaf. De liquiditeit is voldoende indien de totale vlottende activa groter zijn dan het totale vreemd vermogen op de korte termijn, dus binnen 1 jaar.                                                         

Waar liggen de bedrijfsrisico’s?

Het werkkapitaal is dus essentieel voor een goed functioneren van een bedrijf. De debiteuren zijn de klanten aan wie uitstel van betaling in de vorm van een leverancierskrediet is verstrekt. Het geven van een 14 dagen betaaltermijn is het geven van een leverancierskrediet. Het geven van betaaltermijnen kan een risico met zich meebrengen omdat iedere debiteur verschillend is. De één zal tijdig betalen en de al dan niet gegeven betalingskorting willen behalen terwijl de andere debiteur altijd te laat is en dreigt dubieus te worden. Als een bedrijf veel debiteuren heeft, dan is een goed credit management beleid vitaal voor een bedrijf. Goed en effectief debiteurenbeheer moet niet worden onderschat.

Voorraden heeft een bedrijf nodig om aan haar klanten te kunnen blijven leveren. Debiteuren en voorraden verplicht een bedrijf om deze te gaan financieren en zij kan dit doen met eigen vermogen of als dat niet voldoende is, met het aantrekken van vreemd vermogen. Als de behoefte aan werkkapitaal toeneemt, dan gaat de behoefte aan financiering daarin mee. Deze financieringsbehoefte heeft een 2 tal gevolgen. Met eigen vermogen loopt u een renteverlies op en bij vreemd vermogen zal er rente moeten worden betaald. Tevens bestaat er altijd de kans dat voorraden onderhevig zijn aan waardeverlies of bederf. Met goed en effectief voorraadbeheer kunnen deze verliezen met een minimum worden beperkt.

De vlottende activa zijn dus onderhevig aan bedreigingen van zowel binnen als buitenaf. De kunst van goed werkkapitaalbeheer is dus de bedreigingen zoveel mogelijk af te wenden. Tevens kan het gebeuren dat de investeringen in vlottende activa een te grote omvang kan aannemen zodat banklimieten worden bereikt en de schuldeisers (crediteuren) niet meer kunnen worden betaald.

Het ene werkkapitaal is niet de andere

De samenstelling van een werkkapitaal verschilt bij ieder bedrijf. Bij een grote slagerij is de debiteurenpost vele malen kleiner dan bij computer distributie keten omdat bij de slagerij contant afgerekend moet worden en dat de distributeur op zijn beurt weer leverancierskrediet verleent. Wat zij wel weer gemeen hebben is de bederfelijkheid van waren. De voorraden mogen niet al ver oplopen omdat anders het vlees bederft en de huidigen Intel-chip al weer is ingehaald door een snellere chip. Ook de organisatie van het bedrijf heeft effect op het werkkapitaal, maar het voordeel daarvan is dat het management dat zelf in de hand heeft.

Het geven en krijgen van uitstel van betaling danwel het bedingen van kortingen geeft het management de controle over haar eigen werkkapitaal. Hoe kan het hoger management dat het beste doen? Onder andere door de beïnvloeding van het lager en midden management en deze zodanig te organiseren dat zij goed bewust zijn van de effecten van de beslissingen die zij nemen. Dit houdt in dat zij niet alleen de kosten-baten in de gaten moeten houden maar een goed gevoel van timing moeten ontwikkelen over de uitgaven en inkomsten bij de bedrijfsvoering. Het hoger management zal ook kaders voor de budgetten moeten schetsen voor de omvang van het werkkapitaal van het overige management.

In ieder segment ligt een rol voor de optimale omvang van het werkkapitaal. Een pakket met normen afgeven zal moeilijk gaan omdat ieder bedrijf en branche verschilt. Zoals hier boven aangegeven is het ene bedrijf niet de andere. Iedere branche is verschillend en wat bij de één heel goed werkbaar kan zijn, kan bij de ander rampzalige gevolgen geven. Inzicht in je markt, je branche en bedrijfsvoering is dus essentieel voor een gezond werkkapitaal.

Hoe kun je het werkkapitaal beoordelen?

Er zijn drie kengetallen die kunnen worden gebruikt ter beoordeling van het werkkapitaal bij een bedrijf. Zij heten: current ratio, quick ratio en het netto-werkkapitaal.

Met de current ratio kan beoordeeld worden of een bedrijf in staat is aan de korte-termijn-schulden te voldoen aan bijvoorbeeld de leveranciers en de belastingdienst. Het is de optelsom van de vlottende activa  en alle vlottende passiva door deze vervolgens door elkaar te delen (vlottende activa / vlottende passiva). Op deze manier berekent u de current ratio. De uitkomst is een verhoudingsgetal dat boven de 1 moet liggen om schuldeisers op korte termijn te kunnen blijven betalen.

De quick ratio is een variant op de bovengenoemde current ratio waarbij de voorraden niet als vlottende activa worden beschouwd en meegerekend. Deze berekening heeft het uitgangspunt dat de voorraden niet 1-2-3 om te zetten zijn in liquide middelen, maar in de praktijk worden voorraden mede afhankelijkheid van hun omloopsnelheid, wel omgezet in geld. Dit kan als volgt worden berekend: quick ratio = de vlottende activa minus de voorraden gedeeld door de totale vlottende passiva.

Het laatste kengetal, het netto-werkkapitaal, is een eenvoudige berekening die als volgt wordt gedaan: men trekt van de vlottende activa, de vlottende passiva af.

Het berekenen van kengetallen heeft zo zijn beperkingen. De jaarcijfers geven alleen de situatie van het begin en het einde van het jaar aan en niet een momentopname willekeurig tussendoor en dat terwijl er 365 van die momenten zijn. Wat veel wordt gebruikt is een gemiddelde waarde. Tevens kan de waarde in de praktijk anders zijn dan men had gehoopt. Onverhoopt waardeverlies van producten of omgevallen debiteuren waarvan men in eerste instantie dit niet had verwacht. Ook tussentijdse strategiewijzigingen of flucturering in het klantenbestand kan een troebel beeld van de werkelijkheid geven. Opschonen van de tussentijdse kwartaalcijfers naar de realiteit kan uitkomst bieden.

Kengetallen voor de afzondelijke posten: debiteurendagen

De hoogte van het debiteurensaldo hangt nauw samen met de omzet in een bepaalde periode en de afgesproken betalingscondities. De omzet per maand verschilt. Tijdens de zomervakantie heeft het ene bedrijf haar topomzet terwijl bij de andere de boel zowat stil ligt. En de maand december is voor detailhandel de belangrijkste maand van het jaar.

Het debiteurensaldo kan worden beoordeeld met een kengetal en een schematisch overzicht met een indeling naar ouderdom. De formule van het berekenen van het aantal debiteurendagen is: totaalsaldo debiteuren op een bepaalde periode gedeeld door de gemiddelde omzet per dag.

Kengetallen voor de afzondelijke posten: de voorraaddagen

Het op voorraad hebben van grondstoffen, halffabrikaten en eindproducten is belangrijk. Niet teveel maar zeker niet te weinig. Om dit goed te berekenen heeft men het kengetal Voorraaddagen in het leven geroepen. Men berekent dit door de werkelijke voorraad (of de gemiddelde voorraad) te delen door het gemiddelde verbruik/verkoop per dag. Naast het berekenen van de totale voorraden kunt men ook per product het aantal dagen berekenen. Met het stijgen van de leeftijd van een product, stijgt de kans van onverkoopbaarheid.

Kengetallen voor de afzondelijke posten: crediteurendagen

Berekening van dit kengetal heeft een andere uitkomst naar de werkelijkheid dan de twee bovengenoemde omdat het bedrijf zelf bepaalt wanneer de schuldeisers betaald gaan worden. Men heeft als het ware controle over deze werkkapitaalpost en zal niet gauw voor verrassingen komen te staan. Het moment dat een bedrijf zal betalen hangt vaak samen met de afgesproken leveringscondities. Ook de relatie en historie met de leverancier heeft zijn effect op het betaalmoment. Het gebruikte kengetal hiervoor is: crediteurensaldo gedeeld door de kostprijs verkopen per dag.

Zet uw kapitaal aan het werk in 3 stappen – wat is het plan?

Besteed voldoende aandacht aan uw debiteuren. Zorg ervoor dat de factuur overeenstemt met de order- en opdrachtbevesting en dat betalingstermijn duidelijk is. Verstuur de factuur ook op tijd. Houd overzicht in uw debiteurenbestand en weet waarom rekeningen nog open staan. Kortom praat met ze.

Optimaliseer uw voorraadbeheer. Weet wat er in uw magazijn speelt, controleer voorraden en prijzen regelmatig, als het mogelijk is, maak gebruik van een order-to-cash geautomatiseerd systeem die u ook volledig begrijpt en inzetbaar is.  

Organiseer uw crediteurenbestand en wees er scherp op. Binnen de termijn betalen is doorgaans het beste, maar zoek ook uit of er interessante kortingen te verkrijgen zijn die bij vroeg betalen de moeite waard zullen zijn. Onderhandelen over het oprekken van de betalingstermijn is ook een optie, maar uitstel is niet altijd goed en kan uiteindelijk gevolgen hebben de productprijs.

Het hebben van werkkapitaal is essentieel voor het doen van investeringen en de groei van een bedrijf. Het is dus noodzaak dat dit kapitaal ook echt voor een bedrijf werkt. Dat betekent dat het altijd beschikbaar moet zijn en dat het niet wordt opgeslokt door openstaande facturen en opstapelende voorraden.

Om dit ten uitvoer te brengen is een plan nodig. Je moet weten wat je hebt gedaan, wat je doet en wat je gaat doen. Regeren is vooruitzien! Dus visie, effectief debiteuren- en voorraadbeheer door dit ten beste kunnen te optimaliseren, afspraken maken en je eraan houden, communiceren/onderhandelen/samenwerken met klant en leverancier en als klap op de vuurpijl: de perfecte factuur. Dat is het speelveld waar je heer en meester dient te zijn.

Begin met de factuur. Die moet gewoon in orde zijn. Niet alleen de geleverde goederen en diensten, maar ook factuurnummer en –datum, volledige naam en adres gegevens, betalingstermijn, verwijzing naar Algemene Voorwaarden en het afgesproken bedrag. Als één van deze zaken ontbreekt, dan geeft het bedrijf indirect al aan dat de eigen huishouding niet op orde is. En hoe kun je een ander iets verwijten, als je het zelf niet op orde hebt. En je geeft de minder goed bedoelende debiteur de ruimte te gaan goochelen, dus risk.

En waarom wordt een factuur dan niet betaald? Meestal ligt er een dispuut ten grondslag. Immers waarom zou je een factuur betalen als je niet hebt ontvangen wat je bent overeengekomen. Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk er achter komt waarom de klant niet wilt betalen. Is de prijs niet zoals overeengekomen, is de levering onvoldoende of zelfs verkeerd. Met de factuur geeft het bedrijf immers aan hoe zij behandeld en betaald wilt worden. Dit geldt zowel voor de afnemers als voor de financiers. Als de servicegraad omtrent de facturatie naar een hoger niveau wordt getild, dan is de helft al gewonnen. Meer klanten, minder debiteuren. Stuur de factuur direct. Hanteer betalingstermijnen, van liefst van veertien dagen. “Als je een maximum stelt, kun je juridisch gezien veel meer, want je hebt een afspraak.” Wachten is niet nodig en kan fataal zijn. Ook tijdens een incassoprocedure is vertraging bij het sturen van de factuur aan de Kantonrechter niet uit te leggen.

Voorraadbeheer! Onzorgvuldig gedrag leidt tot weglopen van de klandizie. Denk vanuit de geest van de klant. Want wees eerlijk, als je bij elke levering moet gaan nabellen over wat je werkelijk wilde hebben, en vervolgens tijd en energie moet gaan leveren om alles naar zin te krijgen, dan ga je toch snel ergens anders kijken. Alertheid en communicatie zijn zo belangrijk bij voorraadbeheer. Een bedrijf kan het zich echt niet permitteren andere artikelen te leveren dan dat er is besteld. Een order-to-cash systeem moet uitkomst kunnen bieden indien een bedrijf dat nog niet heeft.

Check aan wie je levert

Bij bestaande klanten weet je waar je aan toe bent. Bij nieuwe klanten niet. Controleer ze. Dit kan op verschillende wijzen. Kamer van Koophandel, Graydon, Dun & Bradstreet verzamelen informatie over betalingsgedrag van bedrijven. Ook een bedrijf als Experian verzamelt gegevens over betalingsgedrag van particulieren als bedrijven. Wat ik wil adviseren bij het inschrijven en behandelen van nieuwe klanten: kijk eens op Google Streetview op het adres van de nieuwe klant. Dan zie je in 1 fotomoment met wat voor bedrijf je te maken hebt. Het kan bijvoorbeeld een prachtige kantoorpand zijn, maar ook een loods of een vervallen boerderij. De keuze van het pand zegt veel over de bedrijfsdoelstelling en de bijbehorende waarden en normen.

Samenvattend

Het werkkapitaal is de slagader van de bedrijfsvoering. Hier gebeurt alles. Zorg dat je weet wat je doe en doe het goed. Werkkapitaal is dus niet alleen maar een onderdeel van een jaarrekening, maar ook een middel voor succesvolle bedrijfsvoering. Hoe meer aandacht je er aan besteed, des te hoger het wordt. En dat betekent groei van het bedrijf want de investeringen leveren iets op.

René van der Wouden, geschreven in januari 2010, gepubliceerd in september 2013