Van der Wouden Credit Management Consultancy assisteert, ondersteunt, verbetert en optimaliseert uw debiteuren en credit management processen

Van der Wouden Credit Management Consultancy is een partij die u helpt met vraagstukken op het gebied van credit management, order-to-cash, billing en debiteurenbeheer.

U kunt daarbij denken aan (tijdelijke) ondersteuning, vervanging of uitbreiding van u accounts receivables. Ook hebben zij de kennis en kunde om samen met uw organisatie/opdrachtgever de processen binnen de organisatie te verbeteren en te optimaliseren.

Available 2

Cash flow verbeteren? Debiteuren beter laten betalen. Weet met wie je zaken doet!

Heeft jouw bedrijf behoefte optimaliseren van de cash flow? Omdat je omzet groeiende is, een medewerker is uitgevallen, assistentie nodig heeft voor proces optimalisatie. Wil je weten met wie je zaken doet? Van te voren een klein onderzoek naar je toekomstige klant doen, kan geen absoluut geen kwaad.

Heeft jouw bedrijf een snel oplopend (dubieuze) debiteurensaldo (DSO)?

Twijfel je aan de kredietwaardigheid van je klanten?
Heb je het gevoel dat je te veel tijd verspilt aan nog niet betaalde “omzet”?

Ben je bang dat jouw administratie te “beperkend” is om een verschil maken?

Het bieden van oplossingen van deze problemen op het gebied van debiteurenbeheer, credit risk control en order-to-cash met de juiste scope, is wat ik je kan bieden. Mijn hoogste prioriteit is dat debiteuren je blijven betalen en cashflow blijft stromen zodat jij verder kunt met de organisatie.

Rene van der Wouden 2018

Ik ben Rene van der Wouden (Gouda), interim/freelancer incasso, credit management, cash flow en order-to-cash professional. Mijn bedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 58279989. Van der Wouden Credit Management Advies verleent als specialist ondersteuning op het gebied van debiteurenbeheer, credit management, cash flow management en overige gerelateerde financiele en administratieve zaken. Naast ruime ervaring op dit vakgebied, is er ook kennis aanwezig van ERP-systemen zoals SAP R3, Navisio, Twinfield en en office pakketen zoals Excel, Word, Powerpoint, OnGuard en Credit Tools.

© 2017-2018 Rene van der Wouden – Alle rechten voorbehouden.

Stappenplan: Order To Cash (O2C) Proces

Wat is Order to Cash?

Het Order to Cash proces, in het kort O2C/OtC, is het proces dat het gehele bestelprocedure binnen het bedrijfsproces omvat. Dit is een aan een schakeling van bedrijfsprocessen, wat begint bij het opnemen van de order van de klant tot en met het betalen van de factuur. Omdat klant tevredenheid voorop staat, is OtC een belangrijke schakel bij het bepalen van jouw succes in je bedrijf en je klantrelaties. Het optimaliseren van dit proces vergroot je efficiency van je sales en kan opmerkelijke goede resultaten over je gehele bedrijf geven.  Hoe ziet dit eruit?

Stap 1: de klant belt of mailt voor het plaatsen van een bestelling

Het begint bij het plaatsen van een order of het bestellen van een dienst door een klant bij jouw bedrijf. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, is een goed werkend ERP systeem van order management van groot belang. Het is zonde wanneer een klant bij je bestelt, dat er wordt opgelopen of dat er tijd wordt verknoeid bij het plaatsen van een order.

Stel je eens voor dat je een haperend systeem hebt, zoals vertraging in de aflevering, je klanten gaan bellen dat zij niet het gewenste artikel hebben ontvangen of zelfs helemaal niets meer van hun bestelling vernemen? Als het eenmalig is, dan is het nog wel te overkomen. Maar komen dezelfde issues steeds terug, dan brengt dat onnodig kosten met zich mee en blijven klanten weg door bijvoorbeeld naar de concurrent te gaan, dan is het belangrijk hier wat aan te gaan doen.

Stap 2: de order is ontvangen en wordt verwerkt

Tijdens dit stadium is de order klaar om verzonden te worden naar je klant en is verzendafspraak gemaakt. In goed lopend proces, is de order verwerking gelinkt aan de speciale software in het magazijn, zodat de medewerkers precies de juiste artikelen kunnen pakken om de bestelling klaar te zetten voor levering.

Stap 3: de order is met de koerier mee

Hier begint het logistieke gedeelte. De order is met de koerier mee en dat proces is nu in volle gang. De klant krijgt een email met een link naar de koeriersdienst waar hij de order kan volgen en per wanneer de zending bij het adres aankomt. Sommige koeriers zijn ook te volgen via een GPS tracker. Zo kan de klant precies zien wat er met de bestelling gebeurt. Ook als de koerier door bv overmacht vertraging op loopt, is de klant geïnformeerd.

Stap 4: de factuur is genereerd en verstuurd naar de klant.

Tenzij er sprake is van een pre-payment (vooruitbetaling) tijdens het plaatsen van de bestelling, genereert het systeem automatisch een factuur, of maakt customer service een factuur op en wordt deze naar de klant gestuurd via de email.

Stap 5: klant kan de factuur gaan betalen

Nu de klant de factuur heeft ontvangen, kan hij gaan betalen. Er zijn verschillende betalingsmogelijkheden. Men kan vaak kiezen uit iDeal, credit card, bankoverschrijving, Paypal of achteraf betalen. Als de klant meerdere keuze’s heeft over hoe hij de factuur kan betalen, dan blijkt vaak dat er ook sneller betaalt wordt. Gemak dient de mens in dit geval.

Stap 6: betaling ontvangen, betaling wordt geboekt

Zodra de betaling is bijgeschreven, finance zal dit dan in de boekhouding opnemen. De cyclus is dan rond. Ervan uitgaande dat de klant tevreden is en geen dispuut heeft gemeld en dat de klant zijn betalingsverplichting volledig is nagekomen.

Van der Wouden Credit Management Consultancy

DSC01622

 

Welkom.

Dank je wel dat je de tijd hebt genomen om met mij en mijn dienstverlening kennis te maken. Mijn MISSIE en DOEL is hier om JOU en jouw organisatie op het gebied van finance en credit risk management te helpen! Want de omzet van jouw bedrijf, is het levensbloed van je organisatie.

Hier is hoe:
Is er de behoefte aan extra ondersteuning op je credit (risk, analyse) control / accounts receivable afdeling, aan het meedenken van (proces)optimalisatie van je order-2-cash, je cash flow en het credit management?

Ik kan je van dienst zijn!
Bel voor beschikbaarheid op: +31 (0)6-15680797 (phone or What’s App)
Email: renevanderwouden@gmail.com
Website: http://www.renevanderwouden.nl

Het aandragen en in gang zetten van oplossingen op het gebied van debiteurenbeheer, credit risk control en order-to-cash met de juiste scope, is wat ik je kan bieden. Mijn hoogste prioriteit is dat je cash flow blijft stromen, de samenwerking met sales en dat debiteuren tevreden zijn en je blijven betalen.

* Ervaring met kredietverzekeraars zoals Atradius, Coface & Euler Hermes

* Ervaring met credit rating agencies zoals Standard & Poors en Moody’s

* Ervaring met business en company databases zoals Bureau van Dijk, Dun & Bradstreet, Credit Safe en Graydon

* IT Skills zoals: SAP, excel, OnGuard, Navision, Salesforce, Credit Tools, Exact, Twinfield, Microsoft Dynamics CRM.

Wat is Order to Cash (O2C/OtC)

Wat is Order to Cash?

o2c proces

Het Order to Cash proces, in het kort O2C/OtC, is het proces dat het gehele bestelprocedure binnen het bedrijfsproces omvat. Dit is een schakeling van opeenvolgende bedrijfsprocessen, wat begint bij het opnemen van de order van de klant tot en met het betalen van de factuur. Omdat klant tevredenheid voorop staat, is OtC een belangrijke schakel bij het bepalen van jouw succes in je bedrijf en je klantrelaties. Het optimaliseren van dit proces vergroot je efficiency van je sales en kan opmerkelijke goede resultaten over je gehele bedrijf geven. Hoe ziet dit eruit?

Stap 1: de klant belt of mailt voor het plaatsen van een bestelling

Het begint bij het plaatsen van een order of het bestellen van een dienst door een klant bij jouw bedrijf. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, is een goed werkend ERP systeem van order management van groot belang. Het is zonde wanneer een klant bij je bestelt, dat er wordt opgelopen of dat er tijd wordt verknoeid bij het plaatsen van een order.

Stel je eens voor dat je een haperend systeem hebt, zoals vertraging in de aflevering, je klanten gaan bellen dat zij niet het gewenste artikel hebben ontvangen of zelfs helemaal niets meer van hun bestelling vernemen? Als het eenmalig is, dan is het nog wel te overkomen. Maar komen dezelfde issues steeds terug, dan brengt dit onnodig kosten met zich mee en blijven klanten weg door bijvoorbeeld naar de concurrent te gaan. Wanneer dit gebeurt, is het belangrijk hier wat aan te gaan doen.

Stap 2: de order is ontvangen en wordt verwerkt

Tijdens dit stadium is de order klaar om verzonden te worden naar je klant en is verzendafspraak gemaakt. In goed lopend proces, is de order verwerking gelinkt aan de speciale software in het magazijn, zodat de medewerkers precies de juiste artikelen kunnen pakken om de bestelling klaar te zetten voor levering.

Stap 3: de order is met de koerier mee

Hier begint het logistieke gedeelte. De order is met de koerier mee en dat proces is nu in volle gang. De klant krijgt een email met een link naar de koeriersdienst waar hij de order kan volgen en per wanneer de zending bij het adres aankomt. Sommige koeriers zijn ook te volgen via een GPS tracker. Zo kan de klant precies zien wat er met de bestelling gebeurt. Ook als de koerier door bv overmacht vertraging op loopt, is de klant geïnformeerd.

Stap 4: de factuur is genereerd en verstuurd naar de klant.

Tenzij er sprake is van een pre-payment (vooruitbetaling) tijdens het plaatsen van de bestelling, genereert het systeem automatisch een factuur, of maakt customer service een factuur op en wordt deze naar de klant gestuurd via email.

Stap 5: klant kan de factuur gaan betalen

Nu de klant de factuur heeft ontvangen, kan hij gaan betalen. Er zijn verschillende betalingsmogelijkheden. Men kan kiezen uit iDeal, credit card, bankoverschrijving, Paypal of achteraf betalen. Als de klant meerdere keuze’s heeft over hoe hij de factuur kan betalen, dan blijkt dat er ook sneller betaalt wordt. Gemak dient de mens in dit geval.

Stap 6: betaling ontvangen, betaling wordt geboekt

Zodra de betaling is bijgeschreven, finance zal dit dan in de boekhouding opnemen. De cyclus is dan rond. Ervan uitgaande dat de klant tevreden is en geen dispuut heeft gemeld en dat de klant zijn betalingsverplichting volledig is nagekomen.

Available 2

Goed credit management is gebaseerd op communicatie en vertrouwen!

Goed credit management is gebaseerd op communicatie en vertrouwen! 

104707061-RTX3FYCV.1910x1000

Door het geheel of gedeeltelijk uitbesteden van het debiteurenbeheer aan een externe medewerker (interimmer, detachment) bij u op de werkvloer, kunnen achterstanden extra snel worden weggewerkt, vaste medewerkers ontlast van teveel werk of uitgevallen medewerkers die tijdelijk kunnen worden vervangen.

Voor de uitvoering van zo’n opdracht staat persoonlijk telefonisch contact voorop. Emailen kost tijd, levert nog meer achterstand op en geeft irritatie. Daarom is het credo “bellen, bellen en nog eens bellen” wel zo efficiënt in de praktijk want dat scheelt tijd en gaat vaak gepaard met minder oplopende kosten en problemen. En dat is wat van mij kunt verwachten.

Credit control gaat nog een stapje verder dan bij het gewone debiteurenbeheer. Een Credit Controller heeft net als de debiteurenbeheerder verschillende taken in het credit management. Naast zijn eigen klanten- en takenpakket beheert hij ook de debiteuren met een leveranciers kredietlimiet. Het is van belang dat uitstaande limieten niet overschreden worden want dat kan de inkomende cash flow erg in gevaar brengen wanneer bijvoorbeeld de klant “omvalt”. Hij/zij verzorgt de bewaking van de kredietlimieten van een bedrijf. Een goed credit controller is anders dan de debiteurenbeheerder ook in staat een financiële analyse van de klant te kunnen doen wanneer dat nodig is. Meestal gaat dit in samenspraak met de credit analyst op basis van jaarcijfers, cijfermateriaal van het afgelopen kwartaal en onderzoek op credit risk sites zoals die van Graydon en Dun Bradstreet. 

Zowel de debiteurenbeheerder als de Credit Controller controleren of de afspraken over betalingen worden nagekomen. Daarbij incasseert hij ook; wanneer er niet op tijd betaald wordt maant hij de klant aan. Belangrijk is dat de Credit Controller goed in de gaten houdt of en wanneer er een incassobureau of deurwaarder wordt ingezet.

De door het management verlangde rapportage werkzaamheden die een Credit Controller maakt, vormen een substantieel deel van de functie. Men moet dit niet onderschatten. Maandelijks dient er volledig en zorgvuldig te worden gerapporteerd. Dit geldt ook voor einde kwartaal. Een van de redenen is dat misverstanden kunnen worden voorkomen en eventuele vervolgacties zoals disputen niet nodig zijn. Vervolgacties kunnen de relatie met een klant beschadigen en dat is het allerlaatste wat er mag gebeuren. 

179768-425x283-customer-satisfaction

Een Credit Controller is in principe de eigenaar van de debiteurenadministratie. Hij heeft daarbij de volgende taken, die afhankelijk van de omvang van het bedrijf licht kunnen variëren: het beheren van de grootboekrekeningen, verwerken van de debiteurenfacturen in de financiële administratie en het opstellen van rekeningoverzichten. Hiernaast onderhoudt een Credit Controller relaties met banken, incassobureas, accountants etc.

Debiteuren worden pro-actief en als klant benaderd. Communicatie is essentieel. Hoe meer vertrouwen je de klant geeft, des te meer ontvang je terug. En dat kan zeer bevorderlijk werken voor toekomstige deals. De klantrelatie komt daarom altijd op de eerste plaats. Managen van verwachtingen geeft een werkwijze dat altijd maatwerk is.

Neem contact met ons op voor meer inlichtingen of een afspraak.

 

Interim Debiteurenbeheer/Accounts Receivable/Order-2-Cash

René van der Wouden

René van der Wouden

Brede en diepgaande belangstelling voor mensen, zaken doen en servicegericht denken.

Procesverkenning, procesmatig (mee)denken, processen ontwikkelen en waar nodig nieuwe processen opzetten of bestaande processen verbeteren betekent voor mij een kernactiviteit van mijn rol als accounts receivable specialist.

Visie en beleid beschouw ik als belangrijke kernwaarden van mijn vak en ik voel mij dan ook als een vis in het water in situaties waarbij een doortastende en creatieve oplossing benodigd zijn. Bijdragen hieraan gaat mij goed af. Adviseren doe ik weloverwogen gevraagd danwel ongevraagd.

Samenwerken doe ik graag en ik schakel dan ook op een prettige en communicatieve wijze op en tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. Tevens ben ik ook goed in staat werkzaamheden geheel zelfstandig en accuraat uit te voeren.

Als een resultaatgerichte professional durf ik opgestelde doelen of aangegeven tijdspaden bij te stellen wanneer de werkzaamheden dat verlangen.

Wanneer het bovenstaande u aanspreekt, dan kom ik graag met u in contact. Bel, email of laat een bericht achter.

Available 2

 

VVCM Credit Management College Tours – Nijenrode 1 juni 2016

De VVCM heeft in 2016 het initiatief genomen om 4 Credit Management College Tours te organiseren in 4 regio’s in Nederland. De eerste bijeenkomst was op 17 maart 2016 in Den Bosch, de 2e werd gehouden bij de Avans Hogeschool te Breda op 10 mei, en vandaag (1 juni 2016) was de 3e bijeenkomst op Universiteit Nijenrode, net buiten Breukelen.

IMG_1840

Het idee van de Credit Management College Tours is om 3 a 4 afgestudeerde Certified Credit Managers (de CCM-ers) te laten spreken en gelegenheid vragen te beantwoorden over het vak Credit Management, hun toekomstvisie daarop, hun carrière, de opleidingen van de VVCM, de valkuilen en de tips en tricks. Natuurlijk worden de leuke anekdotes die daarbij gepaard gaan niet ontweken.

De beoogde doelgroep is de jonge, onervaren credit controller, debiteurenbeheerder en de incassomedewerker bij te praten over het prachtige vak Credit Management. Persoonlijk is het ook interessant voor de meer ervaren vak professional, omdat men altijd kan leren van andermans ervaringen, successen en leermomenten.

IMG_1849.jpg

Na een enthousiaste inleiding van de voorzitter Martin van der Hoek ging het programma  op de klok-af om 17.30 van start, nadat de aanwezige mensen eerst een broodje en een kop soep kregen afgeboden. Overigens heb ik dat gemist, want ik was er om 17.28.

De gastheer van de avond was vaste VVCM-lid (sinds 1995) Silvano Orvini. Na een korte introductie startte het gesprek met de eerste spreker, René Oosterveer, Manager Huurincasso Woningcorporatie Rochdale en Voorzitter van de Stichting Huurincasso Platform. Zijn betoog ging over hoe zijn organisatie Rochdale de sociale aspecten van het bedrijf vorm geeft. Tevens vertelde hij over de Stichting die als doel heeft het delen van kennis en ervaring tussen o.a. de woningcoöperaties.

Wat mij erg aansprak in zijn verhaal was het sociale en maatschappelijke aspect die zijn organisatie Rochdale in de regio Amsterdam hanteert om de sociale huurincasso’s toe te passen op niet-betalende huurders. Vooral het zoeken naar een WIN-WIN situatie en het daarbij succesvol inschakelen van alle betrokken partijen zoals uitkeringsinstanties zie ik als een groot pluspunt.

Daarna was het de beurt aan interim credit manager, Alet Veldhuis CCM. Als interim credit manager sprak zij vol lof over de opleiding van de VVCM en dat het enorm veel goeds voor haar ontwikkeling en carrière heeft betekend. Zij gaf aan dat het enorm belangrijk is voor de credit manager om in gesprek te blijven met de overige partijen (stakeholders) van het bedrijf en in elkaar verlengde te blijven opereren. Tevens doet zij veel met data-analyses. Haar advies aan ons luidde:

  • blijf opleidingen volgen, ontwikkel jezelf
  • richt je mede op de automatisering, blijf vooral NIET stilstaan
  • blijf in gesprek met interne en externe klanten (stakeholders)
  • maak de mensen die je stuurt, gelukkig in hun werk.

De laatste spreker was de heer Casper Sonnega, Head of Collections Santander en Winnaar van de Credit Management Award van 2016.

Na een interessant betoog over zijn werkzaamheden bij Santander, zijn teams in zowel Nederland als België en de bereikte resultaten, gaf ook hij een aantal tips die de moeite waard zijn. Onder andere noemde hij:

  • blijf zoeken naar verbetering, naar verbeterpunten bij jezelf en je omgeving
  • blijf de uitdaging zoeken, groei mee, blijf jezelf ontwikkelen
  • bezig blijven met je eigen talenten en dat van de anderen, zoek de samenwerking op

Uiteindelijk was er nog een kort vragenmomentje voor de aanwezigen.

IMG_1844IMG_1846

Al met al een leuke en leerzame avond voor mijzelf en hoop op korte termijn ook als lid van de VVCM te kunnen worden aangemerkt. Ik dank de organisatie voor deze avond.

René van der Wouden – 1 juni 2016

Oplossingsgericht handelen – essentieel voor klanttevredenheid – compliment van de klant

Compliment van de klant:

“René van der Wouden van RCW Credit and Finance die mij geholpen heeft met een betalingsgeschil en verrekeningen tussen debet en creditfacturen, had een engelengeduld en bleef mij kalm en duidelijk adviseren totdat het probleem in kaart was gebracht en opgelost.”

Klanttevredenheid is een ontzettend belangrijk element van het algehele credit management proces.

Compliment van de klant: “Netjes en correct; verwijzing naar onze vraag over een samengestelde factuur, samenvatten wat besproken is in telefoongesprek ervoeren wij dan ook als zeer plezierig. Bedankt Mijnheer (René) van der Wouden (van RCW Credit and Finance.)”

Een prachtig compliment om van de klanten van je opdrachtgever dit zo te mogen ontvangen tijdens je advieswerk. Wij vinden het enorm belangrijk dat de klant tevreden is en blijft. Een tevreden klant genereert omzet, een betere naamsbekendheid en wat weer leidt naar meer omzet. U kunt uw publiciteit zelf het best besturen door eenvoudig er te zijn voor je klant. Een klant heeft ook zijn eigen netwerk en deelt graag zijn positieve ervaringen met hen.

Het incasseren van openstaande facturen (vorderingen) is een belangrijk aspect van het credit management proces. U kunt dit aspect nog wat extra glans geven door uw klanten zodanig te benaderen voor openstaande facturen dat zij bij financiële betalingsproblemen er toch alles aan blijven willen doen om te betalen. Dat kunt u onder andere doen door: mee te denken, uit te leggen, te luisteren en samen te vatten in wat er tijdens het incasseringsgesprek heeft plaatsgevonden. Neem vooral ook de tijd voor de klant.

Zoals u hierboven heeft gelezen wordt deze benadering bijna altijd als plezierig ervaren. Uit onze ervaringspraktijk hebben wij gezien dat dit helaas niet overal even zorgvuldig gebeurt.

Compliment van onze klant: Van der Wouden Credit Management Consultancy levert top prestaties!

Compliment van onze klant op 15 Juli 2014

“Het gaat hier op onze Credit Management afdeling om het telefonische contact, de kernwoorden zijn vriendelijkheid, duidelijkheid, het meebuigen, oplossen en informeren van de klant. Dank je wel Van der Wouden Credit Management Consultancy!, super goed gedaan”

RCW Credit and Finance bestaat al weer een jaar – Juli 2013/Juli 2014

Op 1 juli 2013 is RCW Credit and Finance ontstaan vanuit de persoonlijke behoefte om profit en non-profit instellingen een dienstverlening aan te kunnen bieden op het gebied van credit management en debiteurenbeheer.

Het eerste jaar (vanaf 1 juli 2013 tot 1 juli 2014) is bijzonder goed verlopen. In Augustus 2013 zijn wij gestart met de eerste opdracht bij RCI Financial Services B.V., de financiële tak van Renault Nederland, als financieel analist/adviseur op de krediet-acceptatie afdeling van dit bekende automerk. De klant heeft de kennis en kunde van RCW Credit and Finance voor 3 maanden ingehuurd om de afdeling tijdelijk te kunnen voorzien van extra mankracht. Voor beide partijen is deze samenwerking goed bevallen.

De werving voor de 2e opdracht werd door ons gerealiseerd in januari 2014. Via een bemiddelingsbureau heeft Essent Grootzakelijk (B2B), ten Den Bosch, ons laten weten extra hulp en advies nodig te hebben op hun credit management afdeling. Na invoering van het SEPA proces en het wegwerken van een opgelopen achterstand na een vertraagde facturatie verwerking is RCW Credit and Finance prima in staat gebleken deze behoefte van de klant te vervullen. Momenteel is RCW Credit and Finance nog volop bezig met deze opdracht welke zal worden afgesloten op 1 Augustus 2014.

Al met al mogen wij als kleine dienstverlener niet klagen over de afgelopen periode. Zeker gezien het ecomonische klimaat waarin wij ons nu in verkeren. Ook voor de 2e jaar is RCW Credit and Finance uw partner wanneer het gaat om tijdelijke ondersteuning en advisering binnen de credit management omgeving van uw bedrijf. Voor meer informatie verzoeken wij u onze website http://www.rcw-creditandfinance.nl te bezoeken.

Eerste opdracht bij RCI Financial Services – RCW Credit & Finance René van der Wouden – interim professional

Per 30 november 2013 eindigde mijn eerste opdracht bij RCI Financial Services B.V., de financiële dienstverlener van Renault Nederland, op de kredietacceptatie afdeling.  Erop terugkijkend was dit een geweldige ervaring in een juiste omgeving met de juiste mensen.

Zet uw Kapitaal aan het werk! Over werkkapitaal door René van der Wouden van RCW Credit en Finance.

Zet uw Kapitaal aan het werk!

Zet uw kapitaal aan het werk! Oftewel goed credit management betekent ook een werkkapitaal dat werkt. U heeft daar zelf vat op. Het werkkapitaal is het verschil tussen de kortlopende posten aan zowel de activa als de passiva zijden van de balans. Het is dus al dat gene wat nog via de verkoop van de bedrijfsproducten of -diensten in geld moet worden omgezet. Het zijn de uitgaven die een bedrijf moet doen om haar product te produceren of dienst te leveren en die dan tot omzet en winst moeten gaan leiden. Het verschil tussen vlottende activa en de vlottende passiva is het netto werkkapitaal. Dit wordt opgevat als het bedrag aan kapitaal dat niet is geïnvesteerd in lang-lopende activa, maar dat juist geketend zit in de kortlopende activa. Deze posten op de linkerzijde (de activa zijde) van de balans en die een levenscyclus hebben van korter dan 1 jaar en die in deze periode moeten worden terugverdiend zijn:

– de voorraden;

– debiteuren; en

– de liquide middelen zoals kas en bank.

Aan de rechterkant (de passiva zijde) van de balans zijn deze kortlopende posten de crediteuren en andere kortlopende schulden korter dan 1 jaar zoals bijvoorbeeld de rekening-courant bij de bank. Het verschil tussen die 2 noemt men ook wel het netto-werkkapitaal. Er bestaat ook een bruto-werkkapitaal en dit bestaat enkel uit de omvang van de vlottende activa.

Het werkkapitaal geeft dus een inzicht in de hoeveelheid financiële middelen van een bedrijf. Je kunt het ook zien als het dagelijkse huishoudboekje van alle ontvangsten en uitgaven van een bedrijf. Wat is er aan ontvangsten nodig voor het management om het bedrijf draaiende te houden en waar worden die ontvangsten aan besteed om de noodzakelijke investeringen te kunnen blijven doen. Deze Cash Conversion Cyclus speelt zich af in het boekjaar en zegt iets over de liquiditeit van een bedrijf of organisatie. Een toename van werkkapitaal houdt in dat de liquiditeit van een bedrijf aan het verbeteren is. Dit hoeft niet altijd zo te zijn want deze toename, bijvoorbeeld veroorzaakt door het maken van winst, moet wel ten goede komen aan het eigen vermogen van een bedrijf. Dit is bijvoorbeeld niet zo wanneer de winst wordt uitgekeerd aan de aandeelhouders of voor nieuwe investeringen wordt aangewend. U kunt zich voorstellen wat er gebeurd als er zelfs meer wordt uitgegeven dan dat er binnen komt zoals een dividend-uitbetaling die hoger is dan de nettowinst. Helaas komt dit nogal eens voor.

Banken zijn altijd erg geïnteresseerd in de ontwikkelingen van het werkkapitaal van een bedrijf. Zij zullen niet zomaar een krediet verstrekken zonder het huishouden van een bedrijf in te zien. Dit gebeurt ook bij particulieren. Sinds het uitbreken van de kredietcrisis in September 2008 is die interesse alleen maar toegenomen.

Voor het berekenen van het nettobedrijfskapitaal bestaat een formule en die kan als volgt worden weergegeven:

Nettobedrijfskapitaal = vlottende activa -/- het kort vreemd vermogen

Deze benadering kan worden gebruikt bij de voorstelling van het werkkapitaal als een liquiditeitsmaatstaf. De liquiditeit is voldoende indien de totale vlottende activa groter zijn dan het totale vreemd vermogen op de korte termijn, dus binnen 1 jaar.                                                         

Waar liggen de bedrijfsrisico’s?

Het werkkapitaal is dus essentieel voor een goed functioneren van een bedrijf. De debiteuren zijn de klanten aan wie uitstel van betaling in de vorm van een leverancierskrediet is verstrekt. Het geven van een 14 dagen betaaltermijn is het geven van een leverancierskrediet. Het geven van betaaltermijnen kan een risico met zich meebrengen omdat iedere debiteur verschillend is. De één zal tijdig betalen en de al dan niet gegeven betalingskorting willen behalen terwijl de andere debiteur altijd te laat is en dreigt dubieus te worden. Als een bedrijf veel debiteuren heeft, dan is een goed credit management beleid vitaal voor een bedrijf. Goed en effectief debiteurenbeheer moet niet worden onderschat.

Voorraden heeft een bedrijf nodig om aan haar klanten te kunnen blijven leveren. Debiteuren en voorraden verplicht een bedrijf om deze te gaan financieren en zij kan dit doen met eigen vermogen of als dat niet voldoende is, met het aantrekken van vreemd vermogen. Als de behoefte aan werkkapitaal toeneemt, dan gaat de behoefte aan financiering daarin mee. Deze financieringsbehoefte heeft een 2 tal gevolgen. Met eigen vermogen loopt u een renteverlies op en bij vreemd vermogen zal er rente moeten worden betaald. Tevens bestaat er altijd de kans dat voorraden onderhevig zijn aan waardeverlies of bederf. Met goed en effectief voorraadbeheer kunnen deze verliezen met een minimum worden beperkt.

De vlottende activa zijn dus onderhevig aan bedreigingen van zowel binnen als buitenaf. De kunst van goed werkkapitaalbeheer is dus de bedreigingen zoveel mogelijk af te wenden. Tevens kan het gebeuren dat de investeringen in vlottende activa een te grote omvang kan aannemen zodat banklimieten worden bereikt en de schuldeisers (crediteuren) niet meer kunnen worden betaald.

Het ene werkkapitaal is niet de andere

De samenstelling van een werkkapitaal verschilt bij ieder bedrijf. Bij een grote slagerij is de debiteurenpost vele malen kleiner dan bij computer distributie keten omdat bij de slagerij contant afgerekend moet worden en dat de distributeur op zijn beurt weer leverancierskrediet verleent. Wat zij wel weer gemeen hebben is de bederfelijkheid van waren. De voorraden mogen niet al ver oplopen omdat anders het vlees bederft en de huidigen Intel-chip al weer is ingehaald door een snellere chip. Ook de organisatie van het bedrijf heeft effect op het werkkapitaal, maar het voordeel daarvan is dat het management dat zelf in de hand heeft.

Het geven en krijgen van uitstel van betaling danwel het bedingen van kortingen geeft het management de controle over haar eigen werkkapitaal. Hoe kan het hoger management dat het beste doen? Onder andere door de beïnvloeding van het lager en midden management en deze zodanig te organiseren dat zij goed bewust zijn van de effecten van de beslissingen die zij nemen. Dit houdt in dat zij niet alleen de kosten-baten in de gaten moeten houden maar een goed gevoel van timing moeten ontwikkelen over de uitgaven en inkomsten bij de bedrijfsvoering. Het hoger management zal ook kaders voor de budgetten moeten schetsen voor de omvang van het werkkapitaal van het overige management.

In ieder segment ligt een rol voor de optimale omvang van het werkkapitaal. Een pakket met normen afgeven zal moeilijk gaan omdat ieder bedrijf en branche verschilt. Zoals hier boven aangegeven is het ene bedrijf niet de andere. Iedere branche is verschillend en wat bij de één heel goed werkbaar kan zijn, kan bij de ander rampzalige gevolgen geven. Inzicht in je markt, je branche en bedrijfsvoering is dus essentieel voor een gezond werkkapitaal.

Hoe kun je het werkkapitaal beoordelen?

Er zijn drie kengetallen die kunnen worden gebruikt ter beoordeling van het werkkapitaal bij een bedrijf. Zij heten: current ratio, quick ratio en het netto-werkkapitaal.

Met de current ratio kan beoordeeld worden of een bedrijf in staat is aan de korte-termijn-schulden te voldoen aan bijvoorbeeld de leveranciers en de belastingdienst. Het is de optelsom van de vlottende activa  en alle vlottende passiva door deze vervolgens door elkaar te delen (vlottende activa / vlottende passiva). Op deze manier berekent u de current ratio. De uitkomst is een verhoudingsgetal dat boven de 1 moet liggen om schuldeisers op korte termijn te kunnen blijven betalen.

De quick ratio is een variant op de bovengenoemde current ratio waarbij de voorraden niet als vlottende activa worden beschouwd en meegerekend. Deze berekening heeft het uitgangspunt dat de voorraden niet 1-2-3 om te zetten zijn in liquide middelen, maar in de praktijk worden voorraden mede afhankelijkheid van hun omloopsnelheid, wel omgezet in geld. Dit kan als volgt worden berekend: quick ratio = de vlottende activa minus de voorraden gedeeld door de totale vlottende passiva.

Het laatste kengetal, het netto-werkkapitaal, is een eenvoudige berekening die als volgt wordt gedaan: men trekt van de vlottende activa, de vlottende passiva af.

Het berekenen van kengetallen heeft zo zijn beperkingen. De jaarcijfers geven alleen de situatie van het begin en het einde van het jaar aan en niet een momentopname willekeurig tussendoor en dat terwijl er 365 van die momenten zijn. Wat veel wordt gebruikt is een gemiddelde waarde. Tevens kan de waarde in de praktijk anders zijn dan men had gehoopt. Onverhoopt waardeverlies van producten of omgevallen debiteuren waarvan men in eerste instantie dit niet had verwacht. Ook tussentijdse strategiewijzigingen of flucturering in het klantenbestand kan een troebel beeld van de werkelijkheid geven. Opschonen van de tussentijdse kwartaalcijfers naar de realiteit kan uitkomst bieden.

Kengetallen voor de afzondelijke posten: debiteurendagen

De hoogte van het debiteurensaldo hangt nauw samen met de omzet in een bepaalde periode en de afgesproken betalingscondities. De omzet per maand verschilt. Tijdens de zomervakantie heeft het ene bedrijf haar topomzet terwijl bij de andere de boel zowat stil ligt. En de maand december is voor detailhandel de belangrijkste maand van het jaar.

Het debiteurensaldo kan worden beoordeeld met een kengetal en een schematisch overzicht met een indeling naar ouderdom. De formule van het berekenen van het aantal debiteurendagen is: totaalsaldo debiteuren op een bepaalde periode gedeeld door de gemiddelde omzet per dag.

Kengetallen voor de afzondelijke posten: de voorraaddagen

Het op voorraad hebben van grondstoffen, halffabrikaten en eindproducten is belangrijk. Niet teveel maar zeker niet te weinig. Om dit goed te berekenen heeft men het kengetal Voorraaddagen in het leven geroepen. Men berekent dit door de werkelijke voorraad (of de gemiddelde voorraad) te delen door het gemiddelde verbruik/verkoop per dag. Naast het berekenen van de totale voorraden kunt men ook per product het aantal dagen berekenen. Met het stijgen van de leeftijd van een product, stijgt de kans van onverkoopbaarheid.

Kengetallen voor de afzondelijke posten: crediteurendagen

Berekening van dit kengetal heeft een andere uitkomst naar de werkelijkheid dan de twee bovengenoemde omdat het bedrijf zelf bepaalt wanneer de schuldeisers betaald gaan worden. Men heeft als het ware controle over deze werkkapitaalpost en zal niet gauw voor verrassingen komen te staan. Het moment dat een bedrijf zal betalen hangt vaak samen met de afgesproken leveringscondities. Ook de relatie en historie met de leverancier heeft zijn effect op het betaalmoment. Het gebruikte kengetal hiervoor is: crediteurensaldo gedeeld door de kostprijs verkopen per dag.

Zet uw kapitaal aan het werk in 3 stappen – wat is het plan?

Besteed voldoende aandacht aan uw debiteuren. Zorg ervoor dat de factuur overeenstemt met de order- en opdrachtbevesting en dat betalingstermijn duidelijk is. Verstuur de factuur ook op tijd. Houd overzicht in uw debiteurenbestand en weet waarom rekeningen nog open staan. Kortom praat met ze.

Optimaliseer uw voorraadbeheer. Weet wat er in uw magazijn speelt, controleer voorraden en prijzen regelmatig, als het mogelijk is, maak gebruik van een order-to-cash geautomatiseerd systeem die u ook volledig begrijpt en inzetbaar is.  

Organiseer uw crediteurenbestand en wees er scherp op. Binnen de termijn betalen is doorgaans het beste, maar zoek ook uit of er interessante kortingen te verkrijgen zijn die bij vroeg betalen de moeite waard zullen zijn. Onderhandelen over het oprekken van de betalingstermijn is ook een optie, maar uitstel is niet altijd goed en kan uiteindelijk gevolgen hebben de productprijs.

Het hebben van werkkapitaal is essentieel voor het doen van investeringen en de groei van een bedrijf. Het is dus noodzaak dat dit kapitaal ook echt voor een bedrijf werkt. Dat betekent dat het altijd beschikbaar moet zijn en dat het niet wordt opgeslokt door openstaande facturen en opstapelende voorraden.

Om dit ten uitvoer te brengen is een plan nodig. Je moet weten wat je hebt gedaan, wat je doet en wat je gaat doen. Regeren is vooruitzien! Dus visie, effectief debiteuren- en voorraadbeheer door dit ten beste kunnen te optimaliseren, afspraken maken en je eraan houden, communiceren/onderhandelen/samenwerken met klant en leverancier en als klap op de vuurpijl: de perfecte factuur. Dat is het speelveld waar je heer en meester dient te zijn.

Begin met de factuur. Die moet gewoon in orde zijn. Niet alleen de geleverde goederen en diensten, maar ook factuurnummer en –datum, volledige naam en adres gegevens, betalingstermijn, verwijzing naar Algemene Voorwaarden en het afgesproken bedrag. Als één van deze zaken ontbreekt, dan geeft het bedrijf indirect al aan dat de eigen huishouding niet op orde is. En hoe kun je een ander iets verwijten, als je het zelf niet op orde hebt. En je geeft de minder goed bedoelende debiteur de ruimte te gaan goochelen, dus risk.

En waarom wordt een factuur dan niet betaald? Meestal ligt er een dispuut ten grondslag. Immers waarom zou je een factuur betalen als je niet hebt ontvangen wat je bent overeengekomen. Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk er achter komt waarom de klant niet wilt betalen. Is de prijs niet zoals overeengekomen, is de levering onvoldoende of zelfs verkeerd. Met de factuur geeft het bedrijf immers aan hoe zij behandeld en betaald wilt worden. Dit geldt zowel voor de afnemers als voor de financiers. Als de servicegraad omtrent de facturatie naar een hoger niveau wordt getild, dan is de helft al gewonnen. Meer klanten, minder debiteuren. Stuur de factuur direct. Hanteer betalingstermijnen, van liefst van veertien dagen. “Als je een maximum stelt, kun je juridisch gezien veel meer, want je hebt een afspraak.” Wachten is niet nodig en kan fataal zijn. Ook tijdens een incassoprocedure is vertraging bij het sturen van de factuur aan de Kantonrechter niet uit te leggen.

Voorraadbeheer! Onzorgvuldig gedrag leidt tot weglopen van de klandizie. Denk vanuit de geest van de klant. Want wees eerlijk, als je bij elke levering moet gaan nabellen over wat je werkelijk wilde hebben, en vervolgens tijd en energie moet gaan leveren om alles naar zin te krijgen, dan ga je toch snel ergens anders kijken. Alertheid en communicatie zijn zo belangrijk bij voorraadbeheer. Een bedrijf kan het zich echt niet permitteren andere artikelen te leveren dan dat er is besteld. Een order-to-cash systeem moet uitkomst kunnen bieden indien een bedrijf dat nog niet heeft.

Check aan wie je levert

Bij bestaande klanten weet je waar je aan toe bent. Bij nieuwe klanten niet. Controleer ze. Dit kan op verschillende wijzen. Kamer van Koophandel, Graydon, Dun & Bradstreet verzamelen informatie over betalingsgedrag van bedrijven. Ook een bedrijf als Experian verzamelt gegevens over betalingsgedrag van particulieren als bedrijven. Wat ik wil adviseren bij het inschrijven en behandelen van nieuwe klanten: kijk eens op Google Streetview op het adres van de nieuwe klant. Dan zie je in 1 fotomoment met wat voor bedrijf je te maken hebt. Het kan bijvoorbeeld een prachtige kantoorpand zijn, maar ook een loods of een vervallen boerderij. De keuze van het pand zegt veel over de bedrijfsdoelstelling en de bijbehorende waarden en normen.

Samenvattend

Het werkkapitaal is de slagader van de bedrijfsvoering. Hier gebeurt alles. Zorg dat je weet wat je doe en doe het goed. Werkkapitaal is dus niet alleen maar een onderdeel van een jaarrekening, maar ook een middel voor succesvolle bedrijfsvoering. Hoe meer aandacht je er aan besteed, des te hoger het wordt. En dat betekent groei van het bedrijf want de investeringen leveren iets op.

Afbeelding

René van der Wouden, geschreven in januari 2010, gepubliceerd in september 2013 

Debiteurenbeheer, leverancierskrediet en het belang van de krediet analyse

Debiteurenbeheer, leverancierskrediet en het belang van de krediet analyse

Inleiding

Met de krediet analyse heeft de financierder de mogelijkheid de kredietwaardigheid van een persoon of organisatie te bepalen. Met andere woorden, door een creditcheck toe te passen kan men nagaan of een persoon of organisatie voldoende financiële middelen in huis heeft om de aangegane lening al dan niet met interest en met succes binnen de termijn terug te betalen. Ook de krediet analyse is essentieel en een onderdeel van een effectief en pro-actief debiteurenbeheer zodra de verstrekking van een leverancierskrediet om de hoek komt kijken.

CM Framework

Nu zullen wij vooral ingaan op de leverancierskredietverlening en ons niet beperken tot de leningen die worden verstrekt door banken en financieringsmaatschappijen. Steeds meer bedrijven zullen, nu banken minder gemakkelijk bedrijfskrediet verstrekken, maar ook omdat de aard van hun klantenkring dat vergt, meer inzicht in de financiële situatie van hun debiteur willen hebben. Dit inzicht zal mede bepalen alvorens zij overgaan tot het verstrekken van een leverancierskrediet aan hun debiteuren. Zeker organisaties in de distributie met hun gefaseerde leveringen, hebben belang bij een helder overzicht van het financiële verkeer bij hun klanten. Dit alleen al omdat meerdere openstaande facturen met al dan niet verschillende betalingstermijnen in totaal aardig kunnen oplopen. Denkt u eens in wat er op een debiteurenafdeling bij een groep klanten uit kan staan. Het is daarom van belang dat de credit manager een goed overzicht blijft houden over alle openstaande saldo’s met de bijbehorende risico’s en waar de (toekomstige) gevaren kunnen liggen. Ook het gebruik van creditratings en creditchecks uitgevoerd door gespecialiseerde bureaus spelen daarbij een belangrijke rol.

 Onderzoeksmethode?

De krediet analyse is een methode waarbij men probeert na te gaan waarom een bedrijf of organisatie een krediet nodig heeft en waarbij men met diverse middelen uitrekent of het bedrijf in staat is dit limiet binnen de afgesproken termijn terug te betalen. Het gaat hier om het bepalen van de kredietwaardigheid. Dit kan automatisch door middel van ratings en kreditwaardigheidsrapporten opgesteld door gespecialiseerde bedrijven. Het is ook raadzaam om mede door de snel veranderende economische situaties, een persoon, de krediet analist, op neer te zetten omdat ratings heel snel kunnen verouderen of omdat ze niet specifiek genoeg zijn.

Het bepalen van de kredietwaardigheid door de kredit analist gaat via een verscheidenheid van analyse technieken waarin men probeert te herkennen welke financiële patronen en trends in ontwikkeling zijn om zo de kans op terugbetaling van het uitgeleende vast te kunnen stellen. Met andere woorden het ontleden van de financiële positie van een debiteur en zo na te gaan of een organisatie in staat is haar financiële verplichtingen na te komen.

Eén van de belangrijkste bronnen die daarbij kan helpen is het jaarrapport en/of de jaarrekening. De Kamer van Koophandel biedt de mogelijkheid om aldaar een kopie van het jaarrapport op te vragen. Bedrijven met rechtspersoonlijkheid hebben de verplichting de cijfers te deponeren, alsmede enkele specifieke Stichtingen en Verenigingen. Bij bedrijven zonder rechtspersoonlijkheid is de analist afhankelijk van de medewerking en bereidwilligheid tot overleggen van de jaarrekening door de kredietnemer. Bovendien geven geautomatiseerde rapporten niet altijd een correct beeld van de werkelijkheid.

Wil men een goede krediet analyse kunnen uitvoeren, dan zal men in staat moeten zijn zo’n jaarrekening te kunnen lezen, begrijpen, interpreteren en analyseren. En daarbij volstaat niet alleen het lezen van de cijfers, maar vooral ook die van de toelichting. De balans met de toelichting geeft een getrouw, duidelijk en stelselmatig beeld van de grootte van het vermogen en zijn samenstelling in actief- en passiefposten op het eind van het boekjaar weer (artikel 2:362 lid 2 Burgerlijk Wetboek).

Daarbij kijkt met ook naar de verlies- en winstrekening (indien men daarover kan beschikken). De winst- en verliesrekening (P&L) met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het resultaat van het boekjaar weer en zijn afleiding uit de posten van baten en lasten (artikel 2:362 lid 3 Burgerlijk Wetboek).

Tevens wordt er gekeken naar de cash flow van een bedrijf. Cash flow is een term in de bedrijfseconomie waarmee bij een onderneming de in- en uitstroom van liquide middelen wordt bedoeld. Deze geldstroom is het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode of voor een bepaald project. Als de uitgaven de ontvangsten overtreffen, wordt er van een negatieve geldstroom gesproken. Zijn de ontvangsten groter dan de uitgaven, dan is er een positieve geldstroom. De belangrijkste elementen op de balans hierbij zijn de debiteuren- en crediteurenposten. Heeft een bedrijf haar debiteurenbeheer niet op orde, dan kan de cash flow in gevaar komen omdat haar leveranciers ook betaald zullen moeten worden. In een enkel geval kan de cash flow eveneens in gevaar komen wanneer in mei de vakantiegelden aan de werknemers worden uitbetaald en het management van het bedrijf daar vooraf onvoldoende rekening mee heeft gehouden.

Krediet analyse houdt ook in een grondige bestudering van aanvullende informatiebronnen zoals dat van opgestelde rapporten door kredietbureaus, betaalhistorie en –ervaring en het management. Het is niet alleen vergaren van financiële informatie, maar ook van niet-financiële gegevensbronnen. De analist zal proberen het leengedrag van de lener te analiseren en te voorspellen en ook hoe de lener vervolgens daar zelf tegenaan kijkt. Dit laatste kan worden gedaan door een gesprek en/of bedrijfsbezoek. Een belangrijk element bij de kredietverstrekking is dus het zelfbeeld van de kredietnemer. Het inzicht in de eigen situatie van de kredietnemer verschilt nogal wel eens. Dit alles kan een impact hebben op de mogelijkheid dat de kredietnemer zijn schulden niet meer kan betalen omdat het totale overzicht van eigen doen en laten van de bedrijfsvoering niet helder bij hem in het vizier ligt.

Dus ongeacht de kredietnemer een lening van de bank aanvraagt, danwel aan zijn leverancier om een leverancierskrediet verzoekt, zal de kredietgever altijd de kredietwaardigheid van de kredietnemer moeten onderzoeken. Een compleet kredietverslag of –rapport zal, al dan niet met toevoeging van een businessplan, de kredietverlener een goed inzicht kunnen geven in het bedrijf en de financiële situatie van de kredietnemer. Wij zullen nu in het kort de basiselementen van de krediet analyse geven zodat u een inzicht heeft in wat de kredietverstrekker precies wil weten van de kredietnemer. Het geldt hierbij voornamelijk voor een leverancier die zijn afnemers een extra service wil bieden.

Wat komt er zoal kijken bij de krediet verlening en de bijbehorende analyse? Wij beginnen met de belangrijkste, het terugbetalingsvermogen.

De kredietverstrekker (bank of leverancier) zal als eerste willen weten of de kredietnemer (lener, debiteur) in staat is het verleende krediet met succes te betalen. Ook zal hij willen weten hoe de kredietnemer dat gaat doen en met welke middelen. Hij zal daarbij in overweging nemen de in- en uitstroom van gelden, de hoeveelheid termijnen of binnen welke afgesproken periode en de waarschijnlijkheid van een succesvolle terugbetaling. De kredietverstrekker zal hierbij kijken naar de betaalhistorie en hij zal credit bureaus gaan raadplegen zoals een Dun & Bradstreet, Graydon of Experian. Tevens zal de kredietverstrekker nagaan of er nog andere mogelijke bronnen van terugbetaling zijn.

Ten tweede zal de kredietverstrekker kijken naar het totale kapitaal van een organisatie. De analist kan dit nagaan met behulp van de jaarrekening, maar ook andere gegevens zoals het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Dit kapitaal is het totale bedrag dat een management in een bedrijf heeft geïnvesteerd en dit geeft een indicatie hoeveel risico een kredietverstrekker kan lopen, mocht de kredietnemer in moeilijkheden geraken. Kredietverstrekkers, investeerders en kredietverzekeraars verwachten van de kredietnemer moraliteit en dat hij bijdraagt aan een goed risicobeleid. Er moeten voldoende financiële middelen aanwezig zijn zodat er eventueel een organisatie (moederbedrijf) of iemand (een bestuurder) persoonlijk garant kan staan. Het is dus vitaal dat de kredietnemer er alles aan doet om het bedrijf financieel zo gezond mogelijk te houden en dat hij er alles aan doet om wanbeleid te voorkomen. Zij gaan er eigenlijk al vanuit dat die motivatie intrinsiek aanwezig is voordat de kredietnemer contact met ze opneemt.

Ter derde zijn er garanties. Dit zijn aanvullende eisen van zekerheid die de kredietnemer aan de kredietverstrekker kan verschaffen. Het vertrouwen van een kredietnemer is van groot belang voor de continuïteit van een organisatie. Ook bij andere risicos kan er verzocht worden om een garantie. Meestal gebeurt het verzoek om een garantie bij leverancierskrediet in de vorm van een bankgarantie. Met een bankgarantie heeft diegene die leverancierskrediet verstrekt de zekerheid van een bank dat de debiteur aan zijn financiële verplichtingen zal voldoen. Soms verlangt een kredietverstrekker een garantie wanneer er bijvoorbeeld sprake is van verlieslatende cijfers, maar dat er toch positieve continuïteit in de bedrijfsgang zit. Een bankgarantie is niet gratis want het is een contract die bank opstelt en waar zij onvoorwaardelijk garandeert om een bedrag aan de begunstigde te betalen, indien hij daarop aanspraak maakt.

De leencondities of voorwaarden beschrijven het doel van de lening. Bij leverancierskrediet zal hiervan veelal geen gebruik gemaakt worden omdat dit meestal verwijst naar de al bestaande betalingscondities. Het leverancierskrediet is vaak een opsomming van meerdere openstaande facturen waarvan de betalingstermijn nog niet is verlopen.

Samenvattend

Kredietanalyse is bij de verstrekking van leverancierskrediet door een leverancier aan een afnemer een belangrijk aspect van het debiteurenbeheer. Nu de bancaire wereld steeds kritischer zal kijken bij het verzoek tot verstrekking van een bedrijfskrediet, zal een beroep op het doen van een leverancierskrediet andere vormen aannemen. Dit kan extra risico’s voor een leverancier met zich meebrengen wanneer te gemakkelijk met betalingstermijnen en uitstel van betaling wordt omgegaan. Strikte handhaving van de betalingstermijnen is noodzakelijk. Met name bij de bedrijven waar het “order-to-cash” proces nog verre van aanwezig is, dient men een goed overzicht van het debiteurenbeheer te houden. Wij denken dat het altijd goed is om bij iedere middelgrote en grote debiteurenafdeling, een analist in het midden te hebben, die zich bezig houdt met het doen van creditchecks en analyses.

Door René van der Wouden (oorspronkelijk geschreven in November 2007, enkele toevoegingen en correcties in Augustus 2013)

Available 2

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Wat betekent Order to Cash voor uw Credit Management? Order to Cash (O2c of OTC) is een methode waarin het verkoopproces en de prestaties worden geanalyseerd en vastgelegd zodat business units binnen een organisatie elkaar kunnen volgen in iedere stap van het verkoopproces. Het verwijst naar een set van business processen voor het ontvangen en verwerken van salesorders in met name de business to business omgeving om zo haar doelstellingen middels een strategie in praktijk te brengen. Deze methode is ook heel goed mogelijk bij de B2C market.

Order to cash bestaat dus uit verschillende stadia die weer deel uitmaken van het proces van ontvangen, verwerken en het factureren van de order. Het is de vraag hoe snel en efficient de klantenorder zijn weg vindt door een organisatie. Het uiteindelijke doel is het doen van grote kostenbesparingen en procesverbeteringen te kunnen realiseren zonder uw bedrijfsvoering te verstoren.

Het is ook het proces van volgen binnen de sales van de kans van een bestelling door de klant tot en met het uiteindelijk afrekenen van de factuur door de koper. Het is als een levensader binnen een bedrijf. De term wordt veel gebruikt bij het ontwerpen, indelen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij de implementatie van ERP (Enterprise Resource Planning) systemen zoals SAP en saOracle. eCom-berichten worden gebruikt en op elkaar afgestemd, zodat die “centrale berichtenstroom” binnen het verkoopproces worden geoptimaliseerd. Het gaat met name over de bestelbon, de verzendnota en de factuur.

Het proces begint bij de vastlegging van klantcontact en dit gebeurt veelal bij een klantinschrijving of het aangaan van een verkoopcontract. Belangrijk is na te gaan wat er komt kijken bij registratie van nieuwe klanten. Potentiële klanten worden geïndentificeerd en benaderd om een overeenstemming tot inschrijving te kunnen bereiken. Belangrijk daarbij is een efficiënte handhaving van de master data list.

Zodra de potentiële klant daadwerkelijk een klantrelatie is geworden, kan het verkoopproces beginnen. Dit kan een eenmalige opdracht zijn of een contractuele overeenkomst voor een langere periode waarbij er meerdere orders over een periode worden gedaan. Bij het invullen van het orderboek, krijgt men inzicht in de behoefte van de klant die weer kan leiden tot perfecte order afstemming en levering.

Als wij dit process in een ERP system bekijken, dan kunnen de volgende deelprocessen worden waargenomen:

  • Customer presence
  • Order entry (invoer van de order, orderbevestiging)
  • Order afstemming en verwerking (physical & digital order fulfillment)
  • Distributie van de order
  • Facturatie van de order en het versturen van de factuur
  • Klant- en betalingskortingen
  • Klantbetalingen
  • Verwerken van de betaling in de G/L

Het gevolg van het verkorten van de doorlooptijd van een order en de stroomlijning van het verkoopproces, is de positieve bëinvloeding van KPI’s (kritieke prestatie indicatoren), waarbij onder andere kan worden gedacht aan voorraadniveau’s (zowel grondstoffen en halffabrikaten), betrouwbaarheid en flexibiliteit bij levering, de Days of Sales Outstanding, en niet geheel onbelangrijk elementen als de betrokkenheid en motivatie van de medewerkers en de stabiliteit in het proces.

De order-to-cash methode raakt dus de volgende key performance gebieden, waaronder order management, orderverwerking, facturatie, credit management (debiteurenbeheer) en het innen van de facturen. Zelfs de kleinste fout kan het proces inefficiënt maken en uw cash flow behoorlijk benadelen. Het invoeren en automatiseren van deze methode kan bedrijven een behoorlijke voorsprong geven op de concurrentie door het volgende te kunnen realiseren:

  • Het verlagen van de receivables and DSO ratios, het optimaliseren van de  cash flow hetgeen resulteert in effectief management van het werkkapitaal;
  • Het verbeteren van de debt-to-equity ratio;
  • Het reduceren van de behoefte om externe financieringsbronnen aan te trekken wat als gevolg heeft dat credit ratings worden verbeterd;
  • Bevordering van klanttevredenheid door beter tegemoet te kunnen komen aan de behoeftes van de klant hetgeen resulteert in een hogere afzet;
  • Het uiteindelijk beter kunnen concentreren op de core-business.

Door optimalisatie van het process van ontvangen, invoeren en verwerken van klantenorders,zullen bedrijven uiteindelijk beter in staat zijn efficiënter en hogere aantallen orders te verwerken zonder de controle daarvan uit het oog te verliezen. Dit is een belangrijk onderdeel van uw bedrijf en tevens van uw credit management.

order-to-cash-explained-by-RCW.creditmanagement.and.finance3

Door Rene van der Wouden 2013

LinkedIN ad 31-10

Nieuwe uitdaging gezocht

Onze debiteurenbeheer tips

debiteurenbeheer

Het kan iedere ondernemer overkomen: over de meeste klanten bent u qua betaalgedrag tevreden, maar sommige klanten betalen niet op tijd. U wilt uw DSO op orde en het liefst zo min mogelijk “te-laat-betalers” of wanbetalers in uw klantenkring. Facturen die te laat worden betaald kunnen namelijk financiële gevolgen voor uw bedrijf met zich meebrengen. Uw cashflow (in- en uitstroom van uw liquide middelen) dreigt dan te verminderen waardoor u zelf krap bij kas kan geraken. Onze tips kunnen u helpen om uw facturen op tijd betaald te krijgen.

Tip 1: houd uw administratie van de sales bij

Het bijhouden van uw salesadministratie is essentieel. Zorg dat u weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben. Houd een overzicht bij van alle sales, te versturen facturen en de facturen die al verzonden zijn. Maak ook notitie of een overzicht van alle bijzondere afspraken die u met uw klanten heeft gemaakt.

Tip 2: check uw potentiële klanten vooraf

Weet met wie u zakendoet! Check uw mogelijk nieuwe klanten vooraf. Dit gaat gemakkelijk via internet en kost u verder niets. Doe een Google research, kijk op Google Maps en Streetview bij bedrijven hoe en waar ze zijn gevestigd. Neem een Graydon of Dun-en-Bradstreet account ten einde betalingsgegevens van bedrijven te verkrijgen. En niet geheel onbelangrijk controleer op http://www.kvk.nl of een potentiële klant bijvoorbeeld wel tekenbevoegd is of dat het bedrijf misschien failliet is.

Tip 3: maak uw betalingstermijn duidelijk vooraf kenbaar

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast in een offerte, opdracht- of orderbevestiging en/of in uw algemene voorwaarden. Volgens het Privaatrecht moet uw klant direct betalen bij levering, tenzij u (middels de Algemene Voorwaarden) een betalingstermijn heeft afgesproken. U kunt termijnen van 7 of 14 dagen, maar maximaal 30 dagen hanteren en zorg dat dit duidelijk is bij uw klant. Vervolgens dient u uw klant vriendelijk duidelijk te maken zich hieraan te houden.

Raadzaam is om nieuwe klanten te bewegen eerst vooraf te betalen en daarna pas te leveren. Geef nooit een leverancierskrediet aan een partij die u (nog niet) goed kent.

Tip 4: factureer direct

Stuur uw factuur direct nadat u de opdracht of levering heeft afgerond en maak afspraken voor tussentijdse facturering wanneer de inhoud van de overeenkomst dat verlangt. Wij raden af de facturering nooit uit te stellen omdat u dan langer op uw geld zult moet wachten. Zorg ervoor dat in de factuur de oorspronkelijk gemaakte afspraken (al dan niet middels een contract) en zaken die tussentijds zijn gewijzigd staan vastgelegd.

Tip 5: bel uw klant altijd eerst op

104707061-RTX3FYCV.1910x1000

Bel als de betalingstermijn is verstreken. Wacht daarmee niet te lang. Wij adviseren maximaal 2 werkdagen. Vraag altijd eerst aan klant of de levering van product of dienst naar tevredenheid is ontvangen. Doe dit telefonisch want via de telefoon krijgt u vaak meer voor elkaar dan met een brief plus dat het bericht minder formeel overkomt. Stel dat u een fout heeft gemaakt, dan heeft de klant recht op correctie en dan kunt u tevens sneller handelen om de klant tevreden te stellen zodat hij kan gaan betalen.

Heeft de klant de goederen en diensten wel naar tevredenheid of zonder beklag ontvangen en blijft de betaling alsnog uit? Dan kunt u nog een keer bellen en daarna direct een aanmaning sturen waarin u refereert naar het telefoongesprek: dit laatste is een sommatiebrief, waarin u een datum aangeeft wanneer de betaling uiterlijk ontvangen had moeten zijn.

Verstuur de aanmaning zowel aangetekend met ontvangstbevestiging als per gewone post. Zo heeft u als leverancier er alles aan gedaan en bent u juridisch gedekt mocht uw klant ontkennen de brief gekregen te hebben. Blijft de betaling dan nog steeds uit, dan kunt u een juridische tussenpartij inschakelen zoals een advocaat, incassobureau of een deurwaarder die eerst nog een minnelijke brief stuurt. Let wel, het is altijd raadzaam alvorens u juridische stappen gaat ondernemen, een dossier over de niet betalende klant aan te leggen waarin u alle genomen stappen noteert en kopieën van de brieven bewaart. Zorg er tevens voor dat alle klantgegevens en de juiste factuur erin opgenomen zijn. Bij de rechter heeft u maar 1 kans om de zaak succesvol aan te brengen. Zodra de klant- en factuurgegevens onjuist of onvoldoende zijn, dan is de kans op verlies groot en slordigheid komt altijd voor eigen risico en rekening.

____________________________________________________________________________________________

Available 2

Over Van der Wouden Creditmanagement Consultancy – René van der Wouden

CM Framework

 

Credit Management Support

Bij credit management support kunt u denken aan het tijdelijk vervangen van werknemers die uitvallen door einde arbeidsrelatie of tijdens vakantie, ziekte, arbeidsongeschiktheid of zwangerschapsverlof. Ook kunt u denken aan tijdelijke versterking op uw credit management afdeling.

LOGO VD WOUDEN consultancy

Wij kunnen u de volgende diensten leveren tegen uurtarief ex reiskosten ex BTW:

  • Credit Control
  • Debiteurenbeheer
  • Credit Risk Analyse
  • Krediet acceptatie
  • Medewerker (huur)incasso
  • Medewerker Juridisch en/of Gerechtelijk incasso

Werkervaring en branches

  • 19 jaar order-to-cash, billing, credit control en analyse ervaring waaronder ook juridisch en gerechtelijk incasso en business analyse
  • Branches: automotive, energy, global resources, verzekeringen, IT, distributie en zakelijke dienstverlening
  • Vaardigheden: SAP, OnGuard, Exact, Navision, AX/D365, Peoplesoft, Windows Office (word, excel), AS400, vloeiend engels en basis in Duits.

Over Van der Wouden Credit Management Consultancy

Na meer dan 12 jaar een mooie carriere te hebben gevolgd bij verschillende grote bedrijven wilde Rene van der Wouden in 2013 een nieuwe stap maken en al zijn kennis en kunde in een nieuwe onderneming stoppen. Het doel van deze onderneming is een credit management specialisme aan te bieden die staat voor resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, kwaliteit, vakkennis, daadkracht en een heldere communicatie tussen partijen.

debiteurenbeheer

Het specialisme is gericht op het vakgebied van debiteurenbeheer en alle facetten die daarbij komen kijken om de factuur ook daadwerkelijk betaald te krijgen, dus van Order to Cash tot Juridisch Incasso, maar ook om vooraf te analyseren waar de commerciele kansen en bedreigingen precies liggen. Daarbij kan er ook gekeken worden naar vraagstukken op het gebied van credit analysis en risk.

Van der Wouden Credit Management Consultancy is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het verlenen van interim diensten aan het MKB en multinationals. Heeft u ondersteuning nodig bij tijdelijk invullen en uitvoeren van credit management diensten of heeft u behoefte aan tijdelijke functies tijdens een reorganisatie, dan kan ik u van dienst zijn. Ik kom bij u op locatie werken en ik werk door het gehele land en in Vlaanderen.

Aanpak

call us immediately

Van der Wouden Credit Management Consultancy heeft na afstemming en ontvangst van de opdracht een aantal basisprincipes die standaard deel uitmaken van de samenwerking:

  • communicatie is de basis – een grondige inventarisatie van de vraag, situatie en opdracht;
  • In kaart brengen van een einddoel;
  • persoonlijke aanpak, inzetten van vakkennis, het tonen van doorzettingsvermogen, toewijding en daadkracht;
  • samen met de opdrachtgever een “plan-van-aanpak” opzetten met een doelstelling en eventueel een deadline;
  • een pro-actieve werkwijze en het aanbieden van hernieuwde inzichten in processen en werkwijzes;

Available 2

Introductie: Van der Wouden Credit Management Consultancy

Van der Wouden Credit Management Consultancy is ontstaan op 1 juli 2013 en staat bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer: 58279989

LOGO VD WOUDEN consultancy

Over Van der Wouden Credit Management Consultancy

Na meer dan 12 jaar een mooie carriere te hebben gevolgd bij verschillende grote bedrijven wilde Rene van der Wouden een nieuwe stap maken en al zijn kennis en kunde in een nieuwe onderneming stoppen. Het doel van deze onderneming is een specialisme aan te bieden die staat voor resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, kwaliteit, vakkennis, daadkracht en een heldere communicatie tussen partijen. Want dit is tenslotte wat u in uw debiteurenbeheer wilt.

Dit specialisme is dus met name gericht op het vakgebied van debiteurenbeheer en alle facetten die daarbij komen kijken om de factuur ook daadwerkelijk betaald te krijgen, maar ook om vooraf te analyseren waar de kansen en bedreigingen precies liggen. Daarbij kan er ook gekeken worden naar vraagstukken op het gebied van credit en risk.

Onze specialiteiten staan links voor u opgesomd. Ook adviseren wij u de linkedin link aan te klikken voor een precies overzicht van onze ervaring bij de bedrijven en de aanbevelingen. Het Curriculum Vitae geeft een beeld van de projecten en werkervaring.

Aanpak

Van der Wouden Credit Management Consultancy heeft na afstemming en ontvangst van de opdracht een aantal basisprincipes die standaard deel uitmaken van de samenwerking:

* communicatie is de basis – een grondige inventarisatie van de situatie en opdracht;

* persoonlijke aanpak, inzetten van vakkennis, het tonen van doorzettingsvermogen, toewijding en daadkracht;

* samen met de opdrachtgever een “plan-van-aanpak” opzetten met een doelstelling en eventueel een deadline;

* een pro-actieve werkwijze en het aanbieden van hernieuwde inzichten in processen en werkwijzes;

* klanten als klanten blijven beschouwen;

* het project van A tot Z afhandelen