Wat betekent Order to Cash voor uw Credit Management? Order to Cash (O2c of OTC) is een methode waarin het verkoopproces en de prestaties worden geanalyseerd en vastgelegd zodat business units binnen een organisatie elkaar kunnen volgen in iedere stap van het verkoopproces. Het verwijst naar een set van business processen voor het ontvangen en verwerken van salesorders in met name de business to business omgeving om zo haar doelstellingen middels een strategie in praktijk te brengen. Deze methode is ook heel goed mogelijk bij de B2C market.

Order to cash bestaat dus uit verschillende stadia die weer deel uitmaken van het proces van ontvangen, verwerken en het factureren van de order. Het is de vraag hoe snel en efficient de klantenorder zijn weg vindt door een organisatie. Het uiteindelijke doel is het doen van grote kostenbesparingen en procesverbeteringen te kunnen realiseren zonder uw bedrijfsvoering te verstoren.

Het is ook het proces van volgen binnen de sales van de kans van een bestelling door de klant tot en met het uiteindelijk afrekenen van de factuur door de koper. Het is als een levensader binnen een bedrijf. De term wordt veel gebruikt bij het ontwerpen, indelen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij de implementatie van ERP (Enterprise Resource Planning) systemen zoals SAP en saOracle. eCom-berichten worden gebruikt en op elkaar afgestemd, zodat die “centrale berichtenstroom” binnen het verkoopproces worden geoptimaliseerd. Het gaat met name over de bestelbon, de verzendnota en de factuur.

Het proces begint bij de vastlegging van klantcontact en dit gebeurt veelal bij een klantinschrijving of het aangaan van een verkoopcontract. Belangrijk is na te gaan wat er komt kijken bij registratie van nieuwe klanten. Potentiële klanten worden geïndentificeerd en benaderd om een overeenstemming tot inschrijving te kunnen bereiken. Belangrijk daarbij is een efficiënte handhaving van de master data list.

Zodra de potentiële klant daadwerkelijk een klantrelatie is geworden, kan het verkoopproces beginnen. Dit kan een eenmalige opdracht zijn of een contractuele overeenkomst voor een langere periode waarbij er meerdere orders over een periode worden gedaan. Bij het invullen van het orderboek, krijgt men inzicht in de behoefte van de klant die weer kan leiden tot perfecte order afstemming en levering.

Als wij dit process in een ERP system bekijken, dan kunnen de volgende deelprocessen worden waargenomen:

• Customer presence
• Order entry (invoer van de order, orderbevestiging)
• Order afstemming en verwerking (physical & digital order fulfillment)
• Distributie van de order
• Facturatie van de order en het versturen van de factuur
• Klant- en betalingskortingen
• Klantbetalingen
• Verwerken van de betaling in de G/L

Het gevolg van het verkorten van de doorlooptijd van een order en de stroomlijning van het verkoopproces, is de positieve bëinvloeding van KPI’s (kritieke prestatie indicatoren), waarbij onder andere kan worden gedacht aan voorraadniveau’s (zowel grondstoffen en halffabrikaten), betrouwbaarheid en flexibiliteit bij levering, de Days of Sales Outstanding, en niet geheel onbelangrijk elementen als de betrokkenheid en motivatie van de medewerkers en de stabiliteit in het proces.

De order-to-cash methode raakt dus de volgende key performance gebieden, waaronder order management, orderverwerking, facturatie, credit management (debiteurenbeheer) en het innen van de facturen. Zelfs de kleinste fout kan het proces inefficiënt maken en uw cash flow behoorlijk benadelen. Het invoeren en automatiseren van deze methode kan bedrijven een behoorlijke voorsprong geven op de concurrentie door het volgende te kunnen realiseren:

• Het verlagen van de receivables and DSO ratios, het optimaliseren van de  cash flow hetgeen resulteert in effectief management van het werkkapitaal;
• Het verbeteren van de debt-to-equity ratio;
• Het reduceren van de behoefte om externe financieringsbronnen aan te trekken wat als gevolg heeft dat credit ratings worden verbeterd;
• Bevordering van klanttevredenheid door beter tegemoet te kunnen komen aan de behoeftes van de klant hetgeen resulteert in een hogere afzet;
• Het uiteindelijk beter kunnen concentreren op de core-business.

Door optimalisatie van het process van ontvangen, invoeren en verwerken van klantenorders,zullen bedrijven uiteindelijk beter in staat zijn efficiënter en hogere aantallen orders te verwerken zonder de controle daarvan uit het oog te verliezen. Dit is een belangrijk onderdeel van uw bedrijf en tevens van uw credit management.

Door Rene van der Wouden 2013

Nieuwe uitdaging gezocht