Het hebben van een juiste en effectieve credit control/debiteuren procedure in je bedrijf, is van groot belang. Niet alleen moeten alle processen in kaart zijn gebracht maar dienen deze ook correct, adequaat, accuraat en consistent te worden uitgevoerd.

Waarom? Je cash flow is je levensader van je bedrijf. Betaling van je omzet, is je commerciële en financiële zuurstof. Net als in het leven, kun je je niet permitteren dat als daar wat mee aan de hand is, je verliezen moet gaan lijden.

Je cash flow komt uiteindelijk in gevaar wanneer je financiële processen niet op orde zijn. Maar niet alleen dat. Ook de processen in je sales moeten goed zijn. Want alles wat je verkoopt dient te worden afgerekend tenzij je ervoor hebt gekozen om het ‘gratis’ weg te geven. Credit management ligt in het verlengde van de sales. Je hebt beiden handen nodig om te kunnen klappen.

Het is van belang uit te zoeken wie en wat je klant is. KYC oftwel Know Your Customer. Dat betekent overigens niet dat je direct bij de eerste kennismaking je klant het hemd van het lijf moet gaan vragen. Maar wat je wel kunt en eigenlijk ook moet doen, is het stellen van de juiste vragen. Dat is de taak van de sales- en accountmanagers. Ook zij dienen na te gaan met wie zij te maken hebben.

Een effectieve credit control procedure ziet er als volgt uit:

Voor het sluiten van de koop

• Zijn de credit control procedures helder en inzichtelijk?;

• Due diligence à het checken van klant en de financiële situatie door onderzoek te doen naar het imago en uitstraling van de klant, de kredietwaardigheid door middel van cijfers en kredietrapporten en eventueel ook de relatie die de klant heeft met zijn bank;

• Het nagaan van de toepasbaarheid van de algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden en datgeen wat in het bijzonder met de klant is of zal worden afgesproken. Grote accounts hebben nog wel eens aparte eisen en wensen.

Na de verkoop

• De facturatie. Dit dient snel en juist te zijn uitgevoerd. Staan alle klantgegevens op de factuur, zijn de voorwaarden bij de klant bekend of kan de klant deze alsnog opvragen door middel van een verwijzing? Je kunt als leverancier je gewoon niet permitteren als de KvK-gegevens onjuist of onvolledig op je factuur staan vermeld. Staat het BTW nummer op de factuur? Want zonder dat BTW-nummer zal de debiteur in een B2B relatie de factuur niet in behandeling nemen, met als gevolg een oplopende termijn;

• Staat het ordernummer op de factuur? Hetzelfde geldt voor klantnummer, pakbonnummer etc.

• Zijn de betalings- en kredietvoorwaarden bij de klant bekend? De administratie van de klant moet direct kunnen inzien wat de door de leverancier geaccepteerde betalingsmethoden zijn. Ook de betalingstermijn en de factuurdatum moeten duidelijk op de factuur staan. Fouten of afwezigheid daarvan leidt tot problemen en disputen waardoor je eigen organisatie in diskrediet kan worden gebracht. B.v. imagoschade en men gaat naar je concurrent;

• Het hebben en behouden van een goede relatie tussen leverancier en afnemer bestaat ook uit het voeren en hebben van een correctie administratie. Jouw klant heeft echt niet de behoefte om op je factuurfouten te moeten wijzen. Bij afnemers van een kwaadwillend karakter geeft dit hen ook allerlei ideeën en mogelijkheden om je als leverancier het bos in te sturen.

Na het verstrijken van de termijnen en uitblijven van betaling

• Het checken van je bank en eventueel ook de intradag daarvan. Betaling kan zomaar onderweg zijn terwijl je net hebt geconstateerd dat de factuur in jouw administratie nog openstaat;

• Cash nog niet ontvangen? Ga na bij je sales support en accountmanagers wanneer het om een significant bedrag gaat, of er klachten door de klant zijn geuit. Soms heeft de klant allang via telefoon en/of mail aangegeven dat de gevraagde hoeveelheid/afgesproken levering en diensten niet met elkaar overeenstemmen waardoor de gezonden factuur dus al onjuist is. Het probleem kan zijn dat de klacht dan ergens in de organisatie blijft zweven en dat de credit management afdeling nog van niets weet. Zelfs ruimschoots voordat de betalingstermijn is vervallen;

• Zijn levering en facturatie in orde? Zo ja, bel de klant of zijn crediteurenadministratie. Vraag wanneer je de betaling van de desbetreffende factuur kunt verwachten? Noteer het antwoord, maak een duidelijke afspraak en agendeer het. Onverhoopt kan de klant alsnog aangeven dat er iets mis is gegaan en dus een dispuut kan worden genoteerd. Maak in dat geval de afspraak met de klant dat je er z.s.m. voor een oplossing gaat zoeken. En als je die hebt zorg je dat het dispuut kan worden opgelost en er eventueel een nieuwe betaaldatum wordt afgesproken wanneer is gebleken dat jouw organisatie ergens een foutje heeft gemaakt. Interne kwesties houdt je dus intern. Je Hoef de klant er niet mee te bezwaren;

• Nu alles wel in orde gemaakt en nog steeds niet betaald? Bel nog 1 keer of stuur de accountmanager nog een keer langs. Het behouden van je klantrelatie staat voorop, tenzij de klant nadrukkelijk aangeeft er anders over te denken. Vervolgens stuur je herinnering/aanmaning waarin je de gevolgen uiteen zetten. Eventueel kun je rente en kosten op de aanmaning in rekening brengen.

Aanmaningsprocedure of uit handen geven

• Na verloop van tijd wanneer je alle mogelijke inspanningen hebt verricht, kun je besluiten tot het overgaan van incasso. Dit is wel de laatste stap en ik hoop dat altijd te kunnen voorkomen door zaken in het minnelijke op te lossen.

---

geschreven door René van der Wouden, eigenaar van Van der Wouden Credit Management Advies, oktober 2020