Wat is Order to Cash?

Het Order to Cash proces, in het kort O2C/OtC, is het proces dat het gehele bestelprocedure binnen het bedrijfsproces omvat. Dit is een schakeling van opeenvolgende bedrijfsprocessen, wat begint bij het opnemen van de order van de klant tot en met het betalen van de factuur. Omdat klant tevredenheid voorop staat, is OtC een belangrijke schakel bij het bepalen van jouw succes in je bedrijf en je klantrelaties. Het optimaliseren van dit proces vergroot je efficiency van je sales en kan opmerkelijke goede resultaten over je gehele bedrijf geven. Hoe ziet dit eruit?

Stap 1: de klant belt of mailt voor het plaatsen van een bestelling

Het begint bij het plaatsen van een order of het bestellen van een dienst door een klant bij jouw bedrijf. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, is een goed werkend ERP systeem van order management van groot belang. Het is zonde wanneer een klant bij je bestelt, dat er wordt opgelopen of dat er tijd wordt verknoeid bij het plaatsen van een order.

Stel je eens voor dat je een haperend systeem hebt, zoals vertraging in de aflevering, je klanten gaan bellen dat zij niet het gewenste artikel hebben ontvangen of zelfs helemaal niets meer van hun bestelling vernemen? Als het eenmalig is, dan is het nog wel te overkomen. Maar komen dezelfde issues steeds terug, dan brengt dit onnodig kosten met zich mee en blijven klanten weg door bijvoorbeeld naar de concurrent te gaan. Wanneer dit gebeurt, is het belangrijk hier wat aan te gaan doen.

Stap 2: de order is ontvangen en wordt verwerkt

Tijdens dit stadium is de order klaar om verzonden te worden naar je klant en is verzendafspraak gemaakt. In goed lopend proces, is de order verwerking gelinkt aan de speciale software in het magazijn, zodat de medewerkers precies de juiste artikelen kunnen pakken om de bestelling klaar te zetten voor levering.

Stap 3: de order is met de koerier mee

Hier begint het logistieke gedeelte. De order is met de koerier mee en dat proces is nu in volle gang. De klant krijgt een email met een link naar de koeriersdienst waar hij de order kan volgen en per wanneer de zending bij het adres aankomt. Sommige koeriers zijn ook te volgen via een GPS tracker. Zo kan de klant precies zien wat er met de bestelling gebeurt. Ook als de koerier door bv overmacht vertraging op loopt, is de klant geïnformeerd.

Stap 4: de factuur is genereerd en verstuurd naar de klant.

Tenzij er sprake is van een pre-payment (vooruitbetaling) tijdens het plaatsen van de bestelling, genereert het systeem automatisch een factuur, of maakt customer service een factuur op en wordt deze naar de klant gestuurd via email.

Stap 5: klant kan de factuur gaan betalen

Nu de klant de factuur heeft ontvangen, kan hij gaan betalen. Er zijn verschillende betalingsmogelijkheden. Men kan kiezen uit iDeal, credit card, bankoverschrijving, Paypal of achteraf betalen. Als de klant meerdere keuze’s heeft over hoe hij de factuur kan betalen, dan blijkt dat er ook sneller betaalt wordt. Gemak dient de mens in dit geval.

Stap 6: betaling ontvangen, betaling wordt geboekt

Zodra de betaling is bijgeschreven, finance zal dit dan in de boekhouding opnemen. De cyclus is dan rond. Ervan uitgaande dat de klant tevreden is en geen dispuut heeft gemeld en dat de klant zijn betalingsverplichting volledig is nagekomen.